Deskripsi Studi Kasus:
Auto 2000 adalah sebuah perusahaan penjualan mobil-mobil merk Toyota. Selain menjual mobil Auto 2000 juga melayani servis dan perbaikan kendaraan purna jual.
Manajemen menghendaki para pelanggan yang sudah membeli mobil di showroomnya kelak juga menjadi pelanggan bengkel untuk servis dan perawatan kendaraannya. Auto 2000 menginginkan kegiatan perawatan kendaraan para pelanggannya terus dilakukan secara kontinyu di bengkel-bengkel tempat pelanggan membeli kendaraannya.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan agar dapat dimanfaatkan pada customer care nt di perusahaan.
Pada saat ini, kegiatan yang dilakukan pada customer care untuk mengelola data informasi kepada pelanggan dirasakan kurang efektif oleh perusahaan.
Pertanyaan:
- Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam Sistem Informasi Pelanggan.
- Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.
- Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
- Jika tersedia dana 150 juta buat KAK, atau TOR dari proyek yang ditawarkan.
- Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?
Jawab:
- Modul-modul yang akan digunakan dalam Sistem Informasi Pelanggan ini antara lain:
- Pendaftaran
- Akses
- Konfirmasi
- Profil
- Status
- SMS Gateway
- Kritik Saran
- Gambaran sistem dari aplikasi yang akan dibangun akan seperti sebagai berikut:
- Ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan adalah sebagai berikut:
- Memberikan layanan pendaftaran akun pelanggan Auto 2000 sesuai biodata, serta mencantumkan kode transaksi untuk memberikan ketepatan informasi kelak.
- Memberikan akses kepada administrator Auto 2000 dan juga para pelanggan yang sudah terdaftar untuk dapat masuk/keluar aplikasinya.
- Memberikan layanan konfirmasi akun pelanggan Auto 2000 melalui sms sesuai nomor telepon yang didaftarkan untuk memberikan ketepatan informasi kelak.
- Memberikan layanan perubahan informasi akun pelanggan Auto 2000 untuk memberikan ketepatan informasi kelak.
- Memberikan layanan informasi lokasi bengkel dan rekomendasi waktu perawatan kepada pelanggan Auto 2000.
- Memberikan layanan pemberitahuan informasi kepada pelanggan Auto 2000 melalui SMS Gateway ke nomor telepon yang sudah terdaftar masing-masing.
- Memberikan akses kepada para pelanggan Auto 2000 untuk memberikan kritik/saran terhadap pelayanan Auto 2000.
- KAK atau TOR dari proyek yang ditawarkan adalah sebagai berikut:
- Latar Belakang
Auto 2000 adalah sebuah perusahaan penjualan mobil-mobil merk Toyota. Selain menjual mobil Auto 2000 juga melayani servis dan perbaikan kendaraan purna jual.
Dikarenakan kurang efektifnya interaksi antara pihak Auto 2000 dengan para pelanggan, manajemen menghendaki supaya para pelanggan yang sudah membeli mobil di showroomnya kelak juga menjadi pelanggan bengkel untuk servis dan perawatan kendaraannya.
Oleh karena itu, dibuatlah sebuah sistem informasi yang dapat mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan agar dapat dimanfaatkan pada customer care di perusahaan.
- Maksud dan Tujuan
- Maksud
Membuat aplikasi Sistem Informasi untuk Pelanggan Auto 2000 supaya memudahkan aktifitas transaksi jual-belinya sekaligus perawatan pasca-pembelian.
- Tujuan
- Membantu Perusahaan Auto 2000 dalam mendapatkan ketepatan informasi pelanggan dan memberikan fasilitas secara kontinyu untuk pelanggannya.
- Mempermudah para pelanggan Auto 2000 dalam memberikan perawatan mobilnya kepada bengkel yang sudah terintegrasi oleh showroom mobilnya.
- Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai ialah terwujudnya aplikasi Sistem Informasi untuk Pelanggan Auto 2000 demi kemudahan dalam aktifitas transaksi jual-beli dan perawatan kendaraan pasca-pembelian.
- Nama dan Organisasi Pengguna Jasa
Auto 2000.
- Sumber Pendanaan
Anggaran Pendapatan Perusahaan Auto 2000 tahun 2016, dengan biaya kurang lebih sebesar Rp. 150.000.000,- (seratus lima puluh juta rupiah) termasuk pajak.
- Lingkup, Lokasi, Data dan Fasilitas Penunjang serta Alih Pengetahuan
- Lingkup Kegiatan
- Pengembangan modul-modul yang akan mendukung aplikasi Sistem Informasi untuk Pelanggan Auto 2000, sebagai berikut:
- Pendaftaran: modul untuk para pelanggan mendaftarkan akunnya.
- Akses: modul untuk akun administrator Auto 2000 dan para pelanggan supaya dapat masuk/keluar aplikasi.
- Konfirmasi: modul untuk akun para pelanggan supaya dapat memastikan kebenaran informasi dalam pendaftarannya sesuai dengan aslinya melalui sms.
- Profil: modul untuk akun para pelanggan supaya dapat merubah informasi apabila terdapat perubahan dalam biodatanya, sehingga sistem dapat mengolah kembali rekomendasi yang ada sesuai perubahan tersebut.
- Status: modul untuk akun para pelanggan supaya dapat mengetahui apa dan dimana bengkel yang sesuai, serta memberikan keterangan rekomendasi waktu yang tepat dalam perawatan/servis pada aplikasi.
- SMS Gateway: modul untuk akun para pelanggan yang juga bertujuan supaya mengetahui apa dan dimana bengkel yang sesuai, serta memberikan keterangan rekomendasi waktu yang tepat dalam perawatan/servis melalui sms.
- Kritik Saran: modul untuk akun para pelanggan supaya dapat memberikan kritik dan saran terhadap apa yang disuguhkan oleh Auto 2000 kepada mereka.
- Pengembangan basis data yang dapat mendukung modul yang dikembangkan.
- Pembuatan struktur database.
- Pembuatan database relationship.
- Membuat dokumentasi lengkap aplikasi Sistem Informasi untuk Pelanggan Auto 2000, antara lain:
- User requirenment
- User interface
- Testing
- Form input
- Form output
- User manual
- Pengadaan server (hardware)
- Validasi, konfirmasi serta normalisasi kebenaran data yang ada.
- Lokasi Kegiatan
Auto 2000
Jl. Sukarno Hatta No. 35 Surabaya, Jawa Timur.
- Data dan Fasilitas Penunjang
- Penyediaan oleh pengguna jasa:
Data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa:
- Laporan dan Data
- Data bengkel Auto 2000 dan keterangan lengkapnya.
- Akomodasi dan Ruang Kantor
- Akomodasi
- Ruang kantor
- Ruang server
- Koneksi Internet
- Tiga orang admin yang bertugas memantau aktifitas dari aplikasi.
- Alih Pengetahuan
Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi.
- Metodologi
Metodologi dan pendekatan yang digunakan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi untuk Pelanggan Auto 2000 adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi real untuk informasi bengkel untuk perawatan/servis dengan berbasis kepada Better / Best Practice dari organisasi sejenis atau relevan.
- Jangka Waktu Pelaksanaan
Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah kurang lebih selama 60 (enam puluh) hari kerja dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5(lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.
- Kualifikasi
Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah:
- Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Perusahaan Auto 2000.
- Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.
- Pernah menjadi penyedia jasa dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi dalam lima organisasi berbeda.
- Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi.
- Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan dengan cepat dan tepat.
- Memiliki production house / workshop dan tenaga ahli yang permanen.
- Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pengguna.
- Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang / jas secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.
- Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan panitia pengadaan, tim teknis dan tim IT Perusahaan Auto 2000.
- Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Perusahaan Auto 2000.
- Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
- Tenaga Ahli
Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah:
- Ketua Tim (Project Manager)
Ketua tim disyaratkan seorang minimal Sarjana Teknik Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelasanaan pekerjaan di bidang project management sekurang-kurangnya 5 tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.
- Sistem Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
- Programmer / Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.
- Database Administrator
Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga tahun). Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
- Quality Assurance
Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
- Trainers
Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
- Keluaran
Keluaran yang dihasilkan dalam pelaksanaan pekerjaan ini adalah:
- Aplikasi Sistem Informasi untuk Pelanggan Auto 2000 yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk mengelola dan menyimpan data-data bengkel untuk perawatan/servis serta keterangan lengkap lainnya.
- Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement.
- Program dengan source code.
- Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
- Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure).
- Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.
- Pelaporan
Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:
- Laporan Pendahuluan
- Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh
- Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya
- Jadwal kegiatan penyedia jasa
- Laporan Mingguan
- Aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi
- Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendalakendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut
- Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan
- Laporan Akhir
- Laporan Pendahuluan
- Laporan Mingguan
- Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini
PERUSAHAAN AUTO 2000
DIVISI HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT
Arga Lancana Y.
5113100057
- Untuk membangun tim yang mampu menyelesaikan proyek di atas, dibutuhkan beberapa anggota bagian yang saling berhubungan dan membutuhkan. Hal ini ditujukan supaya memudahkan semua rencana di atas, selesai sesuai dengan target tanpa melewati batas waktu yang ditetapkan. Berikut adalah anggota proyek sesuai dengan kemampuan bagian-bagiannya:
- Ketua Tim (Project Manager), bertugas untuk mengatur dan mempertanggungjawabkan segala kegiatan anggota dalam proyek dari awal sampai akhir.
- Sistem analis, bertugas untuk menganalisis sistem yang akan dibuat dalam proyek.
- Programmer/developer, bertugas untuk membuat serta mengembangkan kode sistem dalam proyek.
- Database administrator, bertugas untuk menjaga dan melakukan pemeliharaan terhadap database sistem dalam proyek.
- Quality assurance, bertugas untuk menjaga, memastikan dan menjamin kualitas aplikasi sistem dalam proyek.
- Trainers, bertugas untuk memberikan pelatihan kepada orang awam terhadap aplikasi sistem yang terkait dalam proyek.
- Stakeholder, bertugas untuk memberikan sumber informasi yang dibutuhkan supaya ketepatan pembuatan sistem aplikasi proyek ini berjalan lancar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar